Σύνδεση τιμολόγησης και παραστατικών
Τα στοιχεία μιας παραγγελίας μπορούν να περνούν στην εφαρμογή τιμολόγησης χωρίς να πληκτρολογούνται ξανά. Ορίζουμε ποια πεδία μεταφέρονται, ποιοι έλεγχοι γίνονται πριν την καταχώριση και ποιος εγκρίνει τι.
Πότε χρειάζεται
Αντιγράφετε στοιχεία παραγγελιών στο πρόγραμμα τιμολόγησης με το χέρι.
Βρίσκετε διαφορές ανάμεσα στις παραγγελίες του e-shop και στα εκδοθέντα παραστατικά.
Θέλετε να ξέρετε ποια παραστατικά εκκρεμούν και γιατί.
Τι θα υλοποιηθεί
Βασικό εύρος
- Αντιστοίχιση πελατών, ειδών, ΦΠΑ και τρόπων πληρωμής ανάμεσα στα συστήματα.
- Μεταφορά των στοιχείων παραγγελίας στην εφαρμογή τιμολόγησης.
- Έλεγχοι πριν την καταχώριση, ώστε να μη δημιουργούνται ελλιπή παραστατικά.
- Καταγραφή όσων δεν πέρασαν, με τον λόγο της απόρριψης.
Πιθανές επεκτάσεις
Δεν περιλαμβάνονται στο βασικό εύρος. Κοστολογούνται ξεχωριστά όταν τις χρειάζεστε.
- Αυτόματη αποστολή του παραστατικού στον πελάτη.
- Σύνδεση με το ERP, όταν η τιμολόγηση γίνεται μέσα από αυτό.
- Οθόνη εκκρεμοτήτων για την ομάδα που παρακολουθεί τις εκδόσεις.
Τι χρειάζεται από εσάς
Αυτά καθορίζουν πόσο γρήγορα μπορεί να ξεκινήσει η δουλειά.
- Το πρόγραμμα τιμολόγησης που χρησιμοποιείτε και την έκδοσή του.
- Τους κωδικούς ειδών και τις σειρές παραστατικών που ισχύουν σήμερα.
- Απόφαση για το ποιος εγκρίνει την έκδοση και σε ποιο σημείο.
Παράδειγμα
Σε ένα e-shop με λιανική και χονδρική, η σύνδεση κρατά διαφορετική σειρά παραστατικών ανά τύπο πελάτη και σταματά την έκδοση όταν λείπει ΑΦΜ. Ενδεικτικό σενάριο, όχι συγκεκριμένο έργο πελάτη.
Διαδικασία και κόστος
Καταγράφουμε την εγκατάσταση, τις ανάγκες και τα διαθέσιμα σημεία πρόσβασης.
Συμφωνούμε πεδία, αντιστοιχίσεις, κατεύθυνση, συχνότητα και χειρισμό εξαιρέσεων.
Υλοποιούμε και ελέγχουμε τη ροή με αντιπροσωπευτικά δεδομένα.
Ενεργοποιούμε τη σύνδεση και παραδίδουμε οδηγίες και τρόπο υποστήριξης.
Το κόστος εξαρτάται από την εφαρμογή τιμολόγησης, τους τύπους παραστατικών και τους ελέγχους που ζητούνται. Τυχόν άδειες ή πρόσθετες ενεργοποιήσεις από τον κατασκευαστή του λογισμικού αναφέρονται ξεχωριστά στην προσφορά.
Η γραπτή πρόταση ξεχωρίζει την υλοποίηση από τις άδειες τρίτων, τη φιλοξενία και την υποστήριξη, ώστε να ξέρετε τι είναι εφάπαξ και τι επαναλαμβανόμενο.
Συχνές ερωτήσεις
Η σύνδεση κάνει και τη διαβίβαση στο myDATA;
Η έκδοση του παραστατικού και η διαβίβαση στο myDATA είναι διαφορετικά στάδια. Η διαβίβαση γίνεται από την εφαρμογή τιμολόγησης ή τον πάροχο που ήδη χρησιμοποιείτε. Η πρόταση διευκρινίζει τι αναλαμβάνουμε εμείς.
Δουλεύει με οποιοδήποτε πρόγραμμα τιμολόγησης;
Εξετάζουμε το συγκεκριμένο πρόγραμμα και την έκδοσή του. Ο τρόπος σύνδεσης και οι δυνατότητες διαφέρουν, και σε κάποιες περιπτώσεις χρειάζεται πρόσθετη άδεια.
Τι γίνεται με τα λάθος στοιχεία πελάτη;
Οι έλεγχοι σταματούν την καταχώριση και καταγράφουν τον λόγο, ώστε να διορθωθεί πριν εκδοθεί παραστατικό.
Μπορεί να εκδίδεται παραστατικό αυτόματα;
Ναι, εφόσον το αποφασίσετε. Μπορεί επίσης να απαιτείται έγκριση από άνθρωπο πριν την έκδοση. Το ορίζουμε μαζί.
Συζητήστε τη σύνδεση τιμολόγησης
Περιγράψτε μας την κατάσταση όπως είναι σήμερα. Θα σας πούμε τι μπορεί να γίνει και τι χρειάζεται για να γίνει.